Nieaktualne dokumenty, które są archiwizowane, to nieodłączny element działalności niemal każdej organizacji. Pomimo tego, iż dokumenty te nie stanowią już wartościowej informacji dla firmy, mogą zawierać dane wrażliwe, które podlegają przepisom RODO dotyczącym ochrony danych osobowych. Co zrobić z nieaktualnymi dokumentami w firmie?
Bezpieczeństwo danych w Twojej firmie
Prowadzenie firmy wymaga przestrzegania norm i przepisów prawnych dotyczących zasad jej funkcjonowania. Istotną kwestią staje się tutaj również bezpieczeństwo danych osobowych. Firma współpracując z klientami i kontrahentami przetwarza i gromadzi dane wrażliwe. Wejście w życie zasad rozporządzenia RODO zaostrzyło przepisy dotyczące bezpieczeństwa takich danych. Wyciek poufnych informacji, a więc nieodpowiednie zarządzanie i ochrona danych może skutkować poważnymi konsekwencjami dla firmy, nie tylko prawnymi, ale także finansowymi. Dbając o bezpieczeństwo danych w firmie należy pamiętać o tym, że dotyczy ono także nieaktualnych dokumentów, które są archiwizowane lub przeznaczone do zniszczenia. Nieaktualne dokumenty gromadzone w firmie mogą zawierać dane klientów bądź kontrahentów, które nadal podlegają ochronie danych osobowych. Dotyczy to nie tylko przedawnionych akt, ale także wszelkich kopii i wydruków, które są uszkodzone, nieczytelne, niepełne bądź po prostu nadliczbowe.
Co zrobić z nieaktualnymi dokumentami?
Nieaktualnymi, archiwizowane dokumenty nie powinny znajdować się w zasięgu osób trzecich, które nie są upoważnione do przetwarzania zawartych w nich danych. W przypadku małych firm dokumentacja najczęściej archiwizowana jest w siedzibie. Takie gromadzone dokumenty należy zniszczyć, zachowując szczególną ostrożność oraz mając na uwadze przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa danych wrażliwych. Niejednokrotnie jednak małe firmy nie posiadają specjalnej przestrzeni do odpowiedniego przechowywania dokumentacji, a bieżące niszczenie gromadzonych dokumentów w biurowych niszczarkach nie zawsze jest możliwe. Co więcej, niszczenie dokumentów w niszczarce, która najczęściej po prostu dzieli dokument na mniejsze elementy (zazwyczaj paski o niewielkiej szerokości), może nie zagwarantować wystarczającego zabezpieczenia przed osobami, które mogą na podstawie zniszczonego dokumentu odtworzyć i wykorzystać zawarte w nim dane.
Z kolei w przypadku dużych przedsiębiorstw ilość dokumentów podlegających systematycznemu niszczeniu we własnym zakresie może przekroczyć możliwości firmy. Doskonale w takim przypadku może sprawdzić się specjalistyczna firma oferująca kompleksowe usługi w zakresie niszczenia dokumentacji z zachowaniem najwyższych norm bezpieczeństwa.
Niszczenie nieaktualnych dokumentów w specjalistycznej firmie
Na rynku funkcjonuje wiele firm świadczących specjalistyczne usługi w zakresie niszczenia dokumentacji. Firmy te oferują kompleksowe usługi i dostosowują zakres swojej oferty do indywidualnych potrzeb klienta. W ramach oferowanych usług klient może skorzystać z doraźnego niszczenia dokumentacji. Rozwiązanie to doskonale sprawdzi się w przypadku niewielkich firm, gdzie proces niszczenia dokumentacji realizowany jest stosunkowo rzadko, na przykład podczas inwentaryzacji lub porządkowania dokumentacji. Duże firmy, generujące większą ilość dokumentów, mogą skorzystać z usługi systematycznego odbioru dokumentacji do zniszczenia, która realizowana będzie zgodnie z ustalonym harmonogramem. Usługi firm specjalizujących się w niszczeniu nieaktualnej dokumentacji realizowane są z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Dotyczy to również obowiązujących przepisów prawnych, w tym przepisów zawartych w rozporządzeniu RODO.
