Dlaczego nie niszczysz dokumentów samodzielnie?

W obecnych czasach wiele z czynności, które powinniśmy wykonywać sami, możemy zlecić odpowiednim firmom outsourcingowym. Dzięki temu możemy zająć się bardziej istotnymi aspektami prowadzenia własnego interesu. Właśnie tak jest z niszczeniem przedawnionej lub niepotrzebnej dokumentacji. Że niszczyć trzeba, doskonale wiemy, ale jest to zadanie żmudne i czasochłonne, dlatego lepiej zlecić je komuś innemu. Wraz ze wzrostem wytwarzanych dokumentów na rynku pojawiło się sporo firmy profesjonalnie niszczących dokumentację. Dlaczego lepiej zaufać w tej kwestii zawodowcowi?

Łatwość w realizacji usługi

Zatrudnienie specjalisty w dziedzinie niszczenia dokumentacji to kusząca opcja. Za pomocą jednego telefonu lub e-maila możemy zamówić konkretną usługę, a zleceniobiorca zrobi resztę za nas. Większość dobrych firm ma szeroki wachlarz świadczonych usług, które z powodzeniem będziemy mogli wykorzystać na własnym podwórku: bezpieczne szafki na dokumenty, utylizacja nośników danych, masowe, cykliczne lub mobilne niszczenie. Jednakże największym plusem jest przeniesienie odpowiedzialności za konkretne zadanie na inny podmiot, który zobowiązuje się do wykonania go zgodnie z umową i aktualnymi normami prawa, oraz z zachowaniem zasad bezpieczeństwa. Dzięki temu nie musisz martwić się, że Twoja dokumentacja odnajdzie się za jakiś czas na śmietniku lub w lesie, przysparzając Ci tym nie lada kłopotów.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Oszczędność czasu jest oczywista. Zatrudniasz profesjonalistę, który dokonuje za Ciebie utylizacji akt, ale czy rzeczywiście oszczędzasz na tym pieniądze? Pomyśl w kategorii straconego czasu, jaki na niszczenie dokumentów musieliby poświęcić Twoi pracownicy. Zamiast stania przy niszczarce mogą zająć się bardziej odpowiedzialnymi zadaniami, zgodnymi z zajmowanymi przez nich stanowiskami. A co do samej niszczarki, to jej utrzymanie także kosztuje, prawda? To nie tylko koszt jej zakupu, ale także zużyta energia, koszty serwisowania i ewentualnych napraw.

Niszczenie zgodne z RODO i obecnymi wymogami

Nie wiesz, jakie wymogi Cię obowiązują i jak niszczyć dokumentację zgodnie z RODO? Nie ma żadnego problemu! Decydując się na firmę niszczącą dokumentację, zyskujesz gwarancję, że całość procesu utylizacji zostanie przeprowadzona tak jak powinna być, czyli zgodnie z wymogami polskiego prawa oraz przy zachowaniu wytycznych normy DIN 66399 – ściśle określającej klasy tajności poszczególnych rodzajów dokumentacji oraz parametry ścinków powstałych w procesie niszczenia. Dla profesjonalisty nie ma znaczenia także forma zapisu Twoich dokumentów – bezpowrotnie zniszczy on także dokumenty cyfrowe, zapisane na elektronicznych, magnetycznych czy optycznych nośnikach danych.

Bezpieczeństwo informacji

Myśl o przytłaczającej ilości dokumentów zawierających tajemnice Twojej firmy spędza Ci sen z powiek? Niepotrzebnie! Wybierając jedną z firm profesjonalnie niszczących dokumenty, zyskujesz gwarancję właściwie przeprowadzonej utylizacji przy jednoczesnym zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa. Ochrona powierzonych informacji to istotny aspekt w tej branży. Większość firm outsourcingowych zatrudnia osoby niekaralne, aby zminimalizować możliwość sprzeniewierzenia informacji – wszak to pracownicy tej firmy odpowiadają za powierzone informacje. Jednakże to nie jedyne zabezpieczenie przez firmy profesjonalnie niszczące dokumentację. Kontenery, w których przewożone są dokumenty są plombowane i transportowane samochodami monitorowanymi za pomocą systemu satelitarnego. Teren, na którym znajduje się niszczarnia takich firm, jest zwykle zamknięty dla osób trzecich, strzeżony i monitorowany. Samo niszczenie dokumentów odbywa się przy użyciu profesjonalnych niszczarek przemysłowych, spełniających obecne wymogi bezpieczeństwa. Dla Twojego bezpieczeństwa przy odbiorze podpisujesz protokół zdawczo-odbiorczy, a po wykonaniu zlecenia otrzymujesz adekwatny dokument potwierdzający oraz nagranie ukazujące, że to przekazane dokumenty zostały zniszczone. Dzięki tym wszystkim wytycznym masz gwarancję prawidłowego zniszczenia dokumentacji.

Źródło: Essi – niszczenie i utylizacja dokumentów

Marcin

Interesuje się biznesem, nowoczesnym stylem życia oraz nowymi technologiami. W wolnej chwili gra w piłkę nożną lub spędza czas z kolejnymi książkami.

Read Previous

Gdzie sprawdzi się montaż szklanych podłóg i czy są one bezpieczne?

Read Next

Czy opłaca się inwestować w system fotowoltaiczny w domu jednorodzinnym